Uw archief scannen: wat doet u vervolgens met de papieren documenten?

Het digitaliseren van uw archief brengt voor u, uw medewerkers én het milieu vele voordelen met zich mee. Digitalisering is een trend die reeds langer gaande was, maar door de wereldwijde pandemie en het hieruit voortvloeiende explosief toegenomen thuiswerken heeft dit nog eens een extra boost gekregen. Digitalisering past binnen het nieuwe werken en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Wilt u uw archief scannen? Geef dit dan uit handen aan GMS, een betrokken familiebedrijf dat al sinds 1982 bedrijven van de meest uiteenlopende omvang van dienst is.

Wetgeving en kwaliteitseisen

Uw archief scannen is iets wat erg eenvoudig klinkt en doet vermoeden dat het niets anders betreft dat de papieren digitaliseren en vervolgens weggooien. Toch ligt dat niet zo eenvoudig. Zeker binnen sommige branches is het niet altijd gewenst de originele documenten weg te werpen. Bovendien dienen de scans aan hoge kwaliteitseisen te voldoen. Geeft u het digitaliseringsproces uit handen aan dé specialist op dit gebied, dan hoeft u zich over dat laatste in ieder geval geen zorgen te maken.

De archiefplicht

Daarbij komt ook nog eens de vraag of u archiefplichtig bent. Sommige informatie dient volgens de wet namelijk bewaard te worden, in ieder geval voor een bepaalde periode. Wilt u uw archief laten digitaliseren, dan is het verstandig om hierover van tevoren een helder beeld te verkrijgen. Juridische geschillen wilt u namelijk te allen tijde voorkomen.

Een bedrijf waar kwaliteit hoog in het vaandel wordt gedragen

Terugkomend op de kwaliteitseisen die aan gescande documenten worden gesteld: wanneer hieraan niet wordt voldaan, kunnen documenten sowieso niet worden vernietigd. Zoals reeds gezegd, hoeft u zich over de kwaliteit geen zorgen te maken wanneer u dit aan GMS overlaat. Laat u uw archief digitaliseren door dit bedrijf, dan neemt u een professional in de arm die over alle noodzakelijke ISO-certificeringen voor het scannen van een archief beschikt, waaronder de ISO9001.